La fase della distruzione dei documenti riservati, sia cartacei che elettronici, è decisamente importante quale fase conclusiva del ciclo di gestione e trattamento dei dati personali.
Risulta quindi essenziale affidare la distruzione e lo smaltimento dei supporti tramite una ditta qualificata e specializzata, le cui attrezzature e procedure rispondano alle necessità ed agli obblighi normativi. Inoltre, la responsabilità del soggetto autorizzato al trattamento dei dati, non si conclude nel momento in cui i supporti vengono distrutti ma continua anche nella fase successiva, in cui sorge l’obbligo di trattare i documenti distrutti quali rifiuti speciali. Le ditte specializzate svolgono anche un importante lavoro di supporto alle aziende, dando importanti informazioni, ad esempio, su quali sono i supporti che possono essere distrutti, in quanto hanno esaurito la loro utilità, e quali sono da conservare, poiché non hanno ancora terminato la loro utilità. Hanno poi a disposizione idonee attrezzature per eliminare in sicurezza i supporti e gli archivi riservati, garantendo alle aziende che si avvalgono del servizio le opportune tutele al fine di prevenire gli illeciti quali: lo spionaggio aziendale e industriale, il furto d’identità e il ricatto.
Riguardo queste attrezzature il GDPR ha descritto una scala di punti di sicurezza che va dal 1 al 7, in cui 1 corrisponde ad una tutela basilare mentre 7 è la più alta. La classificazione è stata istituita sulla base della dimensione dei frammenti di carta prodotti dal macchinario:
DIN P. 1 e P. 2 sono i livelli più bassi, adatti alla distruzione di documenti che devono essere resi illeggibili ma hanno esigenze molto limitate. Il taglio è quello a striscia, perciò potenzialmente sono ricostruibili.
DIN P. 3 è il livello di sicurezza moderato, adatto alla distruzione di documenti confidenziali. Il taglio è quello del frammento perciò difficile da assemblare e leggere.
DIN P. 4 è il secondo livello di sicurezza moderato, adatto alla distruzione di documenti particolarmente riservati. Il taglio è quello di un frammento, più piccolo rispetto al livello di sicurezza precedente, ed è quindi estremamente difficile da assemblare e leggere.
DIN P. 5 è il livello elevato, adatto per la distruzione di documenti segreti. Il taglio è quello del microframmento, impossibile da assemblare e leggere.
DIN P. 6 e P. 7 sono i livelli di sicurezza più elevati, adatti per la distruzione di documenti segreto eccezionalmente alte, come documenti di uffici governativi. Il taglio è quello del super microframmento.
È bene sottolineare che i distruggi documenti rispettano le norme di legge.
